6. Verslag van de Raad van Commissarissen

In 2023 hebben wij 5 keer regulier vergaderd samen met de directeur-bestuurder. In deze reguliere vergaderingen worden de (voorgenomen) bestuursbesluiten ter goedkeuring aan ons voorgelegd. Ook worden zaken ter verantwoording en ter informatie geagendeerd. Bij deze vergaderingen sluiten de concerncontroller en de bestuurssecretaris aan. De agenda voor de vergadering wordt afgestemd tussen de directeur-bestuurder en onze voorzitter. Voorafgaand aan de vergadering heeft de RvC een apart vooroverleg.

Elk jaar worden er twee themabijeenkomsten voor ons georganiseerd door de directeur-bestuurder in samenwerking met het Managementteam. Zo ook in 2023. Begin februari stond de bijeenkomst in het teken van Stakeholdersmanagement, Risicomanagement en het nieuwe Investeringsstatuut. In juli werd er tijdens de themabijeenkomst gewandeld door de wijk Helmond-Oost waar de komende jaren verschillende projecten op de rol staan.

Dit jaar werd er in juli voor de RvC voor het eerst een werkbezoek op locatie georganiseerd dat in het teken stond van Duurzaamheid 2.0. We werden op deze dag op locatie in een inspirerende omgeving meegenomen door verschillende sprekers op het gebied van het creëren van een toekomstbestendige samenleving in relatie tot ons ecosysteem, duurzame producten in de bouw en CO2-reductie. Dit initiatief zullen we ook in 2024 voortzetten.

Aansluitend aan de reguliere vergadering in maart hebben wij in het bijzijn van de directeur-bestuurder met de HBV vergaderd. Onze RvC-leden die voorgedragen zijn door de HBV en de voorzitter van de HBV bereiden deze vergadering voor.

In juli sloten wij aan bij het Artikel 24-overleg tussen de directeur-bestuurder en de OR, waar in gezamenlijkheid teruggekeken en vooruitgekeken wordt op het voorbije en nieuwe jaar. Het gebruikelijke tweede overleg in december kon door omstandigheden geen doorgang vinden en werd doorgeschoven naar februari 2024. De OR bereidt dit overleg voor aan de hand van de jaarplannen, de begroting en de advies- en instemmingsverzoeken.

Naast de reguliere vergaderingen zijn er ook verschillende commissievergaderingen. Er zijn drie commissies waar de leden van de RvC zitting in nemen: de Auditcommissie, de Vastgoedcommissie en de (Selectie- en) Remuneratiecommissie.

De Auditcommissie en de Vastgoedcommissie bereiden de besluitvorming door de RvC voor. In deze commissies nemen ook verschillende functionarissen uit de organisatie zitting en licht desgevraagd de externe accountant de agendapunten en onderliggende stukken toe.

De Remuneratiecommissie van de RvC heeft als taak het voorbereiden van de evaluatie- en beoordelingsgesprekken met de directeur-bestuurder, het doen van voorstellen aan de RvC over de beloning van de algemeen directeur-bestuurder, de daarmee samenhangende prestatiecriteria én het beloningsbeleid van de RvC zelf. Daarnaast bereidt deze commissie de werving en selectie voor van nieuwe RvC leden en de directeur-bestuurder, en bereidt zij de jaarlijkse zelfevaluatie voor. De (selectie- en) Remuneratiecommissie maakt hier jaarlijks een verslag van dat door de RvC wordt vastgesteld.

Om zaken die in de vergaderingen aan de orde komen te kunnen beoordelen, maken we gebruik van een Toezicht- en toetsingskader. Hierin zijn het Ondernemingsplan 2020-2024, begrotingen 2023, het portefeuilleplan 2020-2030, de prestatieafspraken tussen de gemeente, de woningcorporaties en hun huurdersbelangenverenigingen, de tertiaalrapportages en de statuten & reglementen van bestuur, RvC & commissies opgenomen. Maar ook de Governancecode Woningcorporaties en de Integriteitscode van Woonpartners zijn leidende documenten bij het uitvoeren van onze toezichttaak.

Om een compleet beeld van het reilen en zeilen bij Woonpartners te krijgen, voeren we gesprekken met de HBV, de accountant en de OR. Daarnaast zijn de bevindingen uit de interne controlerapportages, de Managementletter, de Aedes Benchmark en de beoordeling van de Autoriteit op de Woningcorporaties/het WSW belangrijke informatiebronnen.

De directeur-bestuurder die we in 2019 hebben aangesteld, blijkt de goede man op de goede plek in het juiste tijdsbestek. In 2023 hebben we hem dan ook met vertrouwen herbenoemd voor weer een periode van 4 jaar. We geven hem de ruimte om het goede te doen. Er waait een andere wind en in heel korte tijd zijn veranderingen merkbaar en zichtbaar geworden, ook naar buiten toe. Veel dingen waar Woonpartners altijd al naar streefde, zoals dienstverlening vanuit partnerschap, worden nu echt waargemaakt. In 2023 uitte zich dat in onder meer veel aandacht voor de interne cultuur, en voor externe profilering. Mij valt steeds op dat alle stukken inhoudelijk goed zijn voorbereid, dat processen goed lopen én dat we elkaars taal spreken. Daar plukken alle betrokkenen de vruchten van en dat zal ongetwijfeld blijken uit de visitatie die in 2024 wordt uitgevoerd. We zijn benieuwd naar de inzichten die de visitatie ons op gaat leveren. Want nieuwe haakjes waarop we kunnen voortborduren, zijn altijd welkom. We willen blijven verbeteren.

Terugkijkend op 2023, zie ik dat ‘Toezicht nieuwe stijl’ voor ons goed vorm heeft gekregen. We zijn benaderbaar en toegankelijk. Onze morele kompassen werken goed. We geven gevraagd en ongevraagd advies, voelen ons voldoende toegerust om dat te doen en ervaren dat onze inbreng gewaardeerd wordt. In 2024 gaan we 2 nieuwe leden voor de RvC werven. Zelf, met ondersteuning van de organisatie, want we geloven dat we daarvoor voldoende toegerust zijn. Ik vertrouw erop dat de teamspirit blijft, dat de neuzen van de nieuwe commissarissen gericht blijven op innovatie en maatschappelijk ondernemerschap en dat de RvC de toezichtstijl blijft hanteren die er nu is.

Met ingang van 1 juli werd B. Sievers door de RvC herbenoemd voor een periode van vier jaar. Ter voorbereiding op dit besluit heeft de Remuneratiecommissie gesprekken gevoerd met het MT, de OR en de HBV van Stichting Woonpartners en is de zienswijze bij de Aw opgehaald.

Op 7 november 2023 heeft de RvC H.M. Loozen herbenoemd voor een periode van 4 jaar onder voorbehoud van een positieve zienswijze van de Aw. De remuneratiecommissie heeft hieraan voorafgaand de zienswijze van de andere leden opgehaald. In het proces hebben we ook de directeur-bestuurder, de HBV en de OR betrokken. Wij vinden het als RvC belangrijk hun oordeel mee te nemen in de keuze bij het benoemen van een nieuw lid voor onze RvC. 

S.F.A. (Stefan) van Kessel

• Lid - voorzitter - lid Selectie- en Remuneratiecommissie
• Sinds 17-05-2016 lid, sinds 18-06-2022 voorzitter
• Aftredend per 17-05-2024
• Herbenoeming niet meer mogelijk
• Aandachtsgebied(en): Financiën & Controle

In de Statuten en de reglementen van de RvC en het bestuur zijn naast praktische zaken ook zaken vastgelegd die niet verenigbaar zijn met het lidmaatschap. Gedrag, integriteit, onafhankelijkheid en transparantie zijn belangrijke kernwaarden voor ons. We hebben er daarom voor gekozen om het onderwerp nevenfuncties als vast agendapunt tijdens onze reguliere vergaderingen op te voeren. Hier bespreken we nieuwe nevenfuncties met elkaar als deze zich voordoen. Ook melden we als een nevenfunctie wordt beëindigd. De nevenfuncties worden vermeld in een bestand met datum van bespreking. 

De nevenfuncties zijn onderdeel op de agenda van de RvC van het thema Integriteit. Om beurten draagt een RvC-lid dan wel de organisatie regelmatig een casus of dilemma uit de praktijk aan om met elkaar te doorgronden. Dit helpt om het bewustzijn op dit thema te vergroten en om het thema bespreekbaar te maken en te houden. Dit levert waardevolle gesprekken op. Daarnaast is het agendapunt bedoeld om de voorgang van het inbedden van dit thema in de organisatie te monitoren.

Extra aandacht dit jaar heeft landelijk het vastgoedbezit van commissarissen en bestuurders gekregen. Binnen Woonpartners is dit onderwerp meerdere keren uitvoerig aan bod gekomen. We hebben met elkaar in kaart gebracht of vastgoedbezit binnen onze RvC en ons Bestuur aan de orde is, hoe wij daar tegenaan kijken en hoe wij daar mee om willen gaan op integere wijze mocht dit zich voordoen. Binnen onze RvC en ons Bestuur is geen sprake het (mede)bezitten en/of (mede)verhuren en/of (mede)beheren van een vastgoedportefeuille.

Elke reguliere vergadering sluiten we af met het onderdeel reflectie op het eigen handelen van de RvC. Denk hierbij aan: zijn alle onderwerpen voldoende aan bod gekomen? Heeft iedereen het woord genomen/gekregen? Was er ruimte voor een afwijkende mening? Aan het begin van de vergadering wijzen we een deelnemer aan als observator (dit rouleert). De voorzitter en de directeur-bestuurder treden niet op als observator.

Op basis van de Woningwet evalueert de RvC jaarlijks haar functioneren. De zelfevaluatie heeft plaatsgevonden op 31 januari 2023 en vond plaats zonder externe begeleiding. Een gedeelte van de zelfevaluatie werd bijgewoond door de directeur-bestuurder. De Remuneratiecommissie heeft de zelfevaluatie voorbereid aan de hand van de Zelfevaluatie Online tool van de VTW. Alle commissarissen en directeur-bestuurder hebben de enquête ingevuld. Hoofdonderwerpen van gesprek waren de onderlinge samenwerking van de RvC-leden en de verhouding met de directeur-bestuurder.

Een van de onderdelen van de jaarlijkse zelfevaluatie is de ontwikkeling van de RvC als team met als onderdeel de ontwikkeling van de individuele RvC-leden. Het is van belang dat we onze kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. De Permanente Educatie-systematiek (PE-systematiek) van de VTW is hierop van toepassing. Uitgangspunt is dat elke commissaris zelf de verantwoordelijkheid draagt én neemt om op een goede manier invulling te geven aan een eigen permanente educatie en die van de RvC. Tijdens de zelfevaluatie wordt met elkaar besproken hoe bijgedragen kan worden aan effectief intern toezicht en wat welke commissaris inhoudelijk daarvoor nodig heeft en wat daarvoor aan PE gevolgd gaat worden.

In 2023 zijn we aan de slag gegaan met de directeur-bestuurder om de Visie op Bestuur & Toezicht te herzien, onder meer vanwege de nieuwe samenstelling van de RvC en om verdere richting te geven aan het toezichtwerk en nog beter keuzen te kunnen maken in onze toezichtagenda. Belangrijk onderdeel van deze visie is hoe wij ons verhouden tot onze belanghebbenden en partners. In mei van dit jaar heeft Martijn de Loor (Gevoel voor de Zaak) ons begeleid bij het elkaar beter leren kennen in onze visie en opvattingen omtrent onze gezamenlijke toezichttaak. De drijfveren en waarden ten aanzien van het toezicht en het mandaat van de Raad in relatie tot de maatschappelijke opgave van Woonpartners, kwamen daarbij aan de orde.