Samen maken we thuis, dit motto gaven we in 2023 nog meer vorm door echt samen te werken aan betaalbaar, prettig en goed wonen. Vanuit onze kernwaarden: betrouwbaar, verrassend en verbindend. En natuurlijk met onverminderde aandacht voor onze huurders, onze partners en onze medewerkers. Onze missie en visie geven ons daarbij richting in alles wat we ondernemen.
2.1 Onze missie en visie
Woonpartners staat voor het bieden van een thuis aan mensen die dat niet zelfstandig georganiseerd krijgen. We bieden niet alleen een huis, maar dragen ook bij aan het thuisgevoel van onze huurders. In hun eigen straat, wijk en buurt. Huis of thuis scheelt één letter, maar het is een wereld van verschil. Dit is onze missie:
Woonpartners zorgt voor betaalbaar, prettig en goed wonen. We bieden naast een huis ook een thuis. We doen dit samen met onze huurders en onze partners, in en om de woning.”
Onze missie vertalen we in ambitieuze doelen, onze visie:
We willen als partner samenwerken. Samen met bewoners, gemeente, maatschappelijke organisaties en andere partners werken we vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid aan een prettig thuis. We dragen als partner specifiek bij aan de kwaliteit van wonen in Helmond. Dat doen we met voldoende én divers aanbod aan betaalbare en passende woningen in gevarieerde wijken met voldoende doorstroming. We maken met onze partners werk van verduurzaming en stimuleren onze huurders hieraan deel te nemen.
We zijn zelf een slanke, slagvaardige organisatie met gepassioneerde medewerkers die de huurder centraal stelt en duurzame samenwerkingsverbanden met partners aangaat. We gebruiken digitale middelen om onze huurders nog beter van dienst te zijn en de samenwerking met partners efficiënter te maken.
Onze missie en visie zijn de afgelopen jaren onveranderd; ze passen bij de koers die we met ons ondernemingsplan 2020-2024 hebben ingezet.
Samen met bewoners en partners werken we aan betaalbare, duurzame woningen in hechte wijken. Woonpartners heeft daarbij een grote duurzaamheidsambitie, die hebben we beschreven in onze duurzaamheidsvisie: 'Groots denken, klein beginnen en samen duurzaam eindigen'. Deze visie gaat hand in hand met onze leefbaarheidsvisie ‘Thuis in een fijne buurt’. Vanuit veerkrachtige wijken, werken we samen aan leefbaarheid. Aan buurten om samen te leven, waar bewoners fijn wonen, veilig zijn, zich thuis voelen, kansen krijgen en zichzelf kunnen zijn. Als dat nodig is, met ondersteuning.
Binnen al die ambities zoeken we voortdurend de balans, maken we weloverwogen keuzes, met aandacht voor de behoeften van onze huurders, de maatschappij en het milieu. Voor nu en de toekomst. We vinden het belangrijk om daar onze samenwerkingspartners nauw bij te betrekken. Daarom organiseerden we in november 2023 een inspirerende (en muzikale) partnerbijeenkomst. Met een vrolijke noot, maar zeker ook een serieuze ondertoon, gingen we in gesprek over hoe we van samen werken komen tot écht samenwerken. Om zo succesvol vorm te geven aan betaalbaar, prettig en goed wonen. Aan veerkrachtige wijken en comfortabele, duurzame woningen. Want één noot alleen maakt geen symfonie, één muzikant maakt geen orkest. Ongeveer 100 genodigden gaven gehoor aan onze uitnodiging voor deze bijeenkomst. We zijn er trots op dat we hen met eigen mensen en middelen en in eigen huis hebben kunnen meenemen in onze ambities. We hebben veel input opgehaald waarmee we in de toekomst nog beter kunnen samenwerken aan dienstverlening die van betekenis is.
2.2 De structuur van onze organisatie
Onze organisatiestructuur is weergegeven in onderstaand organogram:
Het Bestuur en de Raad van Commissarissen
Woonpartners is een stichting die geleid wordt door een directeur-bestuurder (het Bestuur). Sinds 1 juli 2019 is dat de heer Bas Sievers. De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het bestuur. Deze bestaat uit 5 leden. Het Bestuur en de RvC laten zich leiden door afspraken die zij samen hebben gemaakt en hebben vastgelegd in onze Statuten, het Reglement Raad van Commissarissen en het Bestuursreglement, en in een Visie op Toezicht en Bestuur. Deze documenten kan iedereen inzien via onze website www.woonpartners.nl. Hoe de RvC werkt en waar de RvC zich in 2023 specifiek mee bezig heeft gehouden, is te lezen in hoofdstuk 6.
Managementteam
De directeur-bestuurder neemt in samenspraak met het managementteam de besluiten binnen Woonpartners. Het managementteam bestaat uit 4 managers die dagelijks leidinggeven aan de verschillende afdelingen binnen Woonpartners. Zij worden hierin bijgestaan door 4 teamleiders.
Ondernemingsraad
De Ondernemingsraad (OR) van Woonpartners komt op voor de belangen van de medewerkers en denkt mee over de maatschappelijke vraagstukken waarvoor we staan. Onze OR zet zich in voor een transparante organisatie waarbij een duidelijke visie, heldere besluitvorming en draagvlak centraal staan.
De OR bestaat uit 5 medewerkers. Zij zijn gekozen door de medewerkers van Woonpartners. De OR heeft door adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie van de werkgever invloed op de bedrijfsvoering van Woonpartners. Paragraaf 2.6 bevat meer informatie over de activiteiten van de OR van Woonpartners in 2023.
Huurders Belangen Vereniging
In het belang van onze huurders en onze toekomstige huurders werken we nauw samen met de Huurders Belangen Vereniging (HBV) van Woonpartners. De HBV komt op voor de belangen van de huurders van Woonpartners en overlegt met ons over allerlei onderwerpen die voor onze huurders belangrijk zijn. Denk daarbij aan de beschikbaarheid en betaalbaarheid van woningen in Helmond, duurzaamheid, energielasten en de leefbaarheid in buurten.
Los van het gegeven dat de HBV een van de belangrijkste gesprekspartners is van Woonpartners, heeft ze namens huurders inspraak op verschillende bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld bij de oprichting of fusering van vennootschappen, de benoeming van leden van de RvC en de prestatieafspraken. Paragraaf 3.7 van dit jaarverslag gaat dieper in op Huurdersbelangen.
2.3 Ontwikkeling van onze organisatie
Net zoals altijd, gingen we in 2023 voor ‘elke dag een beetje beter’. Want ook als het al goed gaat, kan het vaak nog een beetje beter. Elke dag een beetje beter samenwerken, elke dag iets meer ondersteund door automatisering, elke dag een tikje socialer, duurzamer, vriendelijker, duidelijker, begrijpelijker. En, passend bij onze kernwaarden: extra verrassend, betrouwbaar en verbindend.
Werk met meerwaarde
Onder het mom van ‘elke dag een beetje beter’, is de personeelsadministratie verder geautomatiseerd. Er zijn workflows ingericht voor in-, door- en uitstroom, waardoor er meer tijd overblijft voor werk dat meerwaarde toevoegt aan de organisatie. Zoals ruimte bieden voor studenten en aan medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2023 zijn er maar liefst 7 stagiairs gestart bij Woonpartners. Dat is veel, als je bedenkt dat de begeleiding de nodige inspanning van de verschillende teams vraagt. Aan de andere kant levert het ons energie, eigentijdse inzichten en ook extra handjes en kennis op. Een mooie ontwikkeling!
Woonpartners nam ook deel aan het lokale project ‘Sterk aan het werk’, waarbij kandidaten in uitkeringssituaties worden begeleid naar een reguliere werkplek. Met 2 kandidaten probeerden we een werkervaringsplek in te vullen. Helaas is het om diverse redenen niet gelukt om de trajecten tot een goed einde te brengen. We hebben ervaren dat het niet vanzelfsprekend is dat goede initiatieven tot een goed resultaat leiden en deze ervaring nemen we mee in een volgend traject.
Arbeidsovereenkomst nieuwe stijl
Het vermelden waard is ook de arbeidsovereenkomst nieuwe stijl die we bij Woonpartners in 2023 in gebruik hebben genomen. Dit document sluit aan bij ons aangepaste arbeidsvoorwaardenreglement ‘Samen werken bij Woonpartners’. De look & feel is luchtig, eigentijds en benadrukt het heugelijke feit van het sluiten van een overeenkomst waarbij de nieuwe medewerker en Woonpartners een mooie stap zetten.
Werken bij de WOCO
Samen met nagenoeg alle woningcorporaties in Noord-Brabant (33 woningcorporaties) heeft Woonpartners de arbeidsmarktcampagne ‘Werken bij de WOCO’ op de kaart weten te zetten. Met deze campagne laten we gezamenlijk aan werkzoekenden en studenten van buiten de sector zien welke impact zij kunnen maken door te gaan werken bij een woningcorporatie. De campagne loopt door in 2024 en is nu al een voorbeeld voor corporaties in andere regio’s.
Verschuivingen
Intern zijn er verschuivingen geweest om de organisatie mee te laten bewegen met de behoeften en mogelijkheden van deze tijd. Twee medewerkers van de afdeling Interne zaken zijn doorgestroomd naar de afdelingen Wonen en Financiën. In het Team Vastgoedbeheer medewerkers met veel ervaring vrijgemaakt, zodat zij onze jonge talenten kunnen begeleiden en ondersteunen op de inhoud. Daardoor is er voor (toekomstige) medewerkers echt wat te halen bij Woonpartners en aan de andere kant geeft dit commitment.
Vitaliteit, talent en ontwikkeling
In september organiseerden we voor de tweede keer een vitaliteitsweek, in navolging van de landelijke vitaliteitsweek in dezelfde week. De jaarlijkse varianten van ‘Het goede gesprek’ zijn gevoerd en we hebben gewerkt aan talentontwikkeling door medewerkers in te zetten op manieren die bij hun eigen wensen en interesses aansluiten. Het opleidingsbudget is – voor het eerst in jaren – meer dan volledig benut. Dat had niet alleen te maken met gestegen kosten: aan de bestedingen kunnen we namelijk zien dat álle medewerkers van Woonpartners, naast learning on the job, zich ontwikkelen door middel van trainingen. Het ligt in de bedoeling om medewerkers meer inzicht te geven in ontwikkeling met een actueel rollenhuis dat het huidige functiehuis gaat vervangen. De eerste aanzet hiertoe is in 2023 gemaakt.
Prestatieladder Socialer Ondernemen
Reuzetrots waren we op het binnenkomen van Woonpartners op trede 3 van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (kwaliteitskeurmerk TNO). Dat betekent dat Woonpartners hoort bij de 10% werkgevers die het best presteren op het gebied van ruimte bieden aan medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit hebben we zeker mede te danken aan de manier waarop we de laatste jaren ons inkoopbeleid toepassen, want ook van leveranciers verwachten wij dat zij het sociaal ondernemen omarmen.
Trede 3 behalen was overigens geen doel op zich. Het laat vooral zien dat we onze maatschappelijke rol als woningcorporatie en het verschil dat we daarmee kunnen maken, serieus nemen. Dat vragen we ook van onze leveranciers en wat dat betreft vinden wij: Practice what you preach.
2.4 Medewerkers
Aantal medewerkers
Het aantal medewerkers is in 2023 licht gestegen ten opzichte van 2022.
| Medewerkers | 31-12-2023 | 31-12-2022 |
|---|---|---|
| Aantal medewerkers | 93 | 89 |
| Vrouwen | 50 | 47 |
| Mannen | 43 | 42 |
| Fulltime medewerkers | 57 | 55 |
| Fulltime vrouwen | 20 | 19 |
| Fulltime mannen | 37 | 36 |
| Parttime medewerkers | 36 | 34 |
| Parttime vrouwen | 30 | 28 |
| Parttime mannen | 6 | 6 |
| Gemiddelde leeftijd | 47,4 | 48,2 |
| Vrouwen | 48,5 | 48,1 |
| Mannen | 46,2 | 48,3 |
| Gemiddelde duur dienstverband | 10,0 | 10,1 |
Formatieplaatsen
Het aantal formatieplaatsen (fte = fulltime equivalent) volgt de stijging van het aantal medewerkers.
| Formatieplaatsen | 31-12-2023 | 31-12-2022 |
|---|---|---|
| DIRECTIE | 1,00 | 1,00 |
| Concernstaf | 4,28 | 4,28 |
| Interne Zaken | 3,78 | 4,44 |
| BEDRIJFSVOERING | 2,00 | 2,00 |
| Team Planning & Control | 4,78 | 4,78 |
| Team Financiën | 8,86 | 7,86 |
| Team Informatie & Advies | 3,00 | 3,00 |
| VASTGOED | 1,00 | 1,00 |
| Vastgoedmanagement | 5,67 | 5,33 |
| Team Vastgoedmanagement | 2,00 | |
| Team Vastgoedbeheer | 18,67 | 18,56 |
| WONEN | 1,00 | 1,00 |
| Wonen | 5,78 | 3,72 |
| Team Welkom | 13,44 | 11,39 |
| Team Thuis | 11,08 | 10,19 |
| TOTAAL* | 84,33 | 80,55 |
In het overzicht is de verschuiving van Interne Zaken naar Financiën en van Vastgoedbeheer naar Vastgoedmanagement zichtbaar. De formatie bij Vastgoedmanagement en team Thuis is volgens plan uitgebreid. Vanwege naderende pensionering, langdurig verzuim en ouderschapsverlof zijn er dubbelingen in de formatieplaatsen. Dit gebeurt nu iets vaker dan in voorgaande jaren, doordat we waar mogelijk kiezen voor een tijdelijke arbeidsovereenkomst in plaats van een (kostbaardere) inhuurconstructie.
Verzuim
Het verzuimpercentage in 2023 was gelijk aan dat van 2022, namelijk 4,9 %. In 4,2 % van de gevallen ging het om langdurig verzuim, een moeilijk te beïnvloeden cijfer. De verzuimfrequentie is blijvend laag (0,68). Dit cijfer was in 2022 een fractie hoger (0,77).
2.5 Automatisering en digitalisering
Op het gebied van automatisering en digitalisering stond het jaar 2023 grotendeels in het teken van het optimaliseren van Tobias 365. Met dit automatiseringssysteem zetten we een grote stap in het professionaliseren van ons ICT-landschap, het verbeteren van dienstverlening naar de huurders en gebruiksgemak voor de collega's. En dat niet alleen: we hebben ook onze website volledig vernieuwd, mét daarin de integratie van het huurdersportaal, we zijn volledig in de Cloud gaan werken met de Woonpartners online Werkplek (WoW!) en de beheerorganisatie is verder geprofessionaliseerd.
Optimalisatie Tobias 365
Het jaar 2023 ging van start met de kersverse livegang van Tobias 365. Om een goed gebruik van het systeem te behouden, hebben we het kennisniveau van medewerkers en de inrichting van het systeem in kaart gebracht, om vervolgens een plan te maken voor optimalisatie van het (gebruik van het) systeem. Verschillende quick wins hebben we direct doorgevoerd. Zo werken we aan het verder verhogen van het kennisniveau en waar wenselijk aan aanpassingen aan de inrichting van het systeem. Deze optimalisatieslag is een jaarlijks terugkerende cyclus.
Woonpartners Online Werkplek
Woonpartners wil dat medewerkers goed en lekker samenwerken met elkaar én met partners. Met WoW!, de online werkplek gebaseerd op Microsoft 365 (Teams, SharePoint en Office Suite) leverden we daaraan in 2023 een grote bijdrage. Het is nu mogelijk om bestanden centraal, plaatsonafhankelijk én met elkaar te creëren, wijzigen, delen en beheren. Hiermee is ook (digitaal) samenwerken met derden een stuk eenvoudiger geworden.
Nieuwe website en huurdersportaal
Met de overgang naar Tobias 365 in januari 2023 vervielen systeemkoppelingen van de in 2017 opgeleverde website van Woonpartners. Een mooi moment om over te stappen naar een website die klaar is voor de toekomst en eenvoudig in eigen beheer te onderhouden en actualiseren is. De nieuwe website heeft een geïntegreerde chatfunctie gekregen, waardoor we huurders sneller en efficiënter kunnen helpen. Daarnaast is het huurdersportaal geïntegreerd in de website, een wens die we bij Woonpartners al langer koesterden. Het huurdersportaal biedt huurders tal van mogelijkheden om zelf 24/7 huurderszaken te regelen, zoals het indienen van een reparatieverzoek, het betalen van de huur, een betalingsregeling aanvragen of een vraag stellen aan een medewerker van Woonpartners. Ook is het mogelijk om verzoeken in te dienen zoals toestemming aanvragen voor medehuurderschap of een verandering aan de woning (ZAV).
Optimalisatie beheerorganisatie
Maandelijks overleggen we met leverancier van Tobias 365 om met elkaar updates en zaken die spelen te bespreken. Zo kunnen we het proces en systeem nog beter inzetten. Tijdens de overleggen worden ook externe partijen uitgenodigd om hun kennis en ervaringen te delen en gebruik te maken van deze kennis.
2.6 Ondernemingsraad
Verkiezingen 2023
In het voorjaar van 2023 heeft de OR zich actief ingezet voor het werven van een nieuw lid. Er was een vacature ontstaan nadat een van de leden aangaf niet herkiesbaar te zijn. Omdat de OR de ervaring heeft dat het aantrekken van nieuwe leden niet eenvoudig is, heeft de OR intensief campagne gevoerd. Uiteindelijk heeft dit geleid tot één aanmelding. Daarmee was de OR weer compleet en een verkiezing van de baan. De samenstelling van de OR is sinds 1 juli 2023 als volgt:
| Naam | Werkzaam binnen afdeling | Functie | OR-lid sinds | Aftredend |
|---|---|---|---|---|
| Caroline van Zantvoort | Team Vastgoedmanagement | Voorzitter | 23-06-2015 | 2025 |
| Marij Kuijpers | Team Vastgoedbeheer | Secretaris | 01-07-2022 | 2027 |
| Sonja Jansen | Team Planning & Control | Lid | 26-06-2018 | 2027 |
| Dennis Verberne | Team Vastgoedbeheer | Lid | 01-07-2023 | 2027 |
| Arno van den Berg | Team Thuis | Lid | 01-07-2022 | 2025 |
Reglement Ondernemingsraad
De arbeidsmarkt verandert en ook de OR beweegt daarin graag mee. Vooruitlopend op verkiezingen in 2023 is artikel 5b van het Reglement Ondernemingsraad aangepast. Daarin stond voorheen dat een medewerker ten minste 1 jaar in dienst moet zijn om deel te nemen aan de verkiezingen. Dit is aangepast: een medewerker met minstens 3 maanden dienstverband kan deelnemen aan de verkiezingen van de OR en ook medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst kunnen zich verkiesbaar stellen.
Ondernemingsraad in ontwikkeling
In het teken van teambuilding heeft de OR specifiek aandacht besteed aan de kwaliteiten en competenties van de individuele leden, en aan hoe deze optimaal in te zetten zijn voor de OR en de organisatie. Een adviseur van Schateiland begeleidde de OR bij deze ontwikkeling.
Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken
Samen met de directeur-bestuurder en de manager Mens & Organisatie keek de OR naar optimalisatiemogelijkheden voor de adviesaanvragen en instemmingsverzoeken. De manier waarop we met elkaar samenwerken heeft daarin centraal gestaan. Deze lijn zetten we voort bij verzoeken die ingrijpend zijn voor de organisatie. Voor adviesaanvragen en instemmingsverzoeken die eenvoudig en snel afgehandeld kunnen worden, heeft de OR een sjabloon ontwikkeld dat helpt bij een efficiënt doorlopen van het proces.
Ook stond de OR in 2023 stil bij de uitbreiding van het generatiepact. ‘Het goede gesprek’ is geëvalueerd en er zijn afspraken gemaakt over het medewerkersonderzoek. De OR stemde in met de overstap naar een andere arbodienst, een gewijzigde administratie voor de collectieve ziektekostenverzekering, de invoering van de ‘Tijdelijke regeling melding misstand’ en de aanpassingen in de stagevergoeding. In 2023 heeft de OR verder positief geadviseerd over een fusie binnen de holding en de overstap naar een ‘nieuwe’ vertrouwenspersoon. Op dit moment zijn de OR en directie met elkaar in gesprek over de modernisering van het functiehuis en de strategische personeelsplanning, vooruitlopend op de daarbij behorende instemmingverzoeken in 2024. De OR heeft inmiddels positief gereageerd op het instemmingsverzoek voor aanpassing en vereenvoudiging van inzet van het vitaliteitsbudget.
Cao Woondiensten 2024/2025
In juni 2023 startten de onderhandelingen voor een nieuwe cao Woondiensten. Eind 2023 liepen deze vast op verschillen van mening over de loonsverhoging in combinatie met de eindejaarsuitkering. In januari 2024 hebben de onderhandelingen geresulteerd in een nieuwe cao Woondiensten 2024/2025. Deze loopt met terugwerkende kracht van 1 januari 2024 tot 1 april 2025. De OR gaat in 2024 met de directeur-bestuurder rond de tafel om te kijken welke effect de cao heeft op de afspraken die binnen Woonpartners gemaakt zijn.
Raad van Commissarissen
Met de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder heeft de OR in 2023 in juli het artikel 24-overleg gevoerd, waarbij werd teruggekeken op het jaar 2022. De veranderingen op de arbeidsmarkt en de impact van de nationale prestatieafspraken (NPA) waren onderwerp van gesprek. De aandachtspunten die voortkwamen uit het gesprek zijn: de stagnerende nieuwbouw, de krapte op de arbeidsmarkt en de werkdruk. De verwachting is dat de werkdruk afneemt, omdat in 2022 de implementatie van het ERP-systeem bij Woonpartners een essentiële rol speelde. Het tweede artikel 24-overleg, dat gepland stond in december 2023, is wegens omstandigheden verzet naar begin 2024. Inmiddels heeft ook dit overleg plaatsgevonden.
In juni vond het jaarlijks terugkerende gesprek plaats met de (selectie- en) Remuneratiecommissie over het functioneren van de directeur-bestuurder.
Overlegvergaderingen
In 2023 is acht keer overleg gevoerd met de directeur-bestuurder. Tijdens het overleg waren de kernthema’s: de ontwikkeling van de organisatie, de personele bezetting, het openstellen van vacatures, de arbeidsvoorwaarden en de vitaliteit van de medewerkers.
2.7 Governance (Goed bestuur)
Bij Woonpartners vinden we dat de maatschappij erop moeten kunnen vertrouwen dat wij op een doeltreffende, doelmatige en transparante manier werken. Dat noemen we Goed bestuur, ook wel Governance. De Governancecode Woningcorporaties is in 2020 vastgesteld door Aedes (de vereniging van woningcorporaties) en de Vereniging van Toezichthouders voor Woningcorporaties (VTW) en blijft actueel:
Het uitgangspunt bij alles wat we doen, zijn en blijven onze (toekomstige) huurders. We willen hen zo goed mogelijk ten dienste zijn en wij doen dat samen met allerlei andere partijen. Hierbij nemen wij onze eigen verantwoordelijkheid. Om zo veel mogelijk mensen te helpen. Onze belanghouders en de bredere maatschappij moeten erop kunnen vertrouwen dat wij op een doeltreffende, doelmatige en transparante manier werken.”
Governancecode
Vanzelfsprekend onderschrijven we deze governancecode bij Woonpartners. We zijn ons ervan bewust dat we een belangrijke maatschappelijke positie innemen en de governancecode helpt het bestuur en onze RvC om een voorbeeld te zijn voor iedereen binnen Woonpartners en de sector. De normen en waarden die daarbij horen, gelden niet alleen voor onze directeur-bestuurder en leden van onze RvC. Medewerkers van álle niveaus leveren door hun gedrag een (positieve) bijdrage aan de organisatie. Daarom is deze code vanaf 2020 bindend voor alle medewerkers die werken bij een woningcorporatie.
De code geeft richting aan hoe we als woningcorporaties functioneren om onze maatschappelijke opdracht goed te kunnen uitvoeren. Vanuit 5 principes die in de governancecode beschreven zijn, komen we tot een open cultuur met ruimte voor reflectie en tegenspraak, het afleggen van verantwoording en aanspreekbaar zijn, blijven leren, openstaan voor het gesprek, bewustzijn en het beheersen van risico’s.
Elk kwartaal monitoren we met een rapportage de voortgang van onze doelstellingen die we voor het betreffende jaar hebben vastgesteld. De governancecode 2020 is leidend in ons handelen en is een van deze doelstellingen. Het belang en het bewustzijn ervan houden we zo blijvend onder de aandacht.
Integriteit
Behalve aan doeltreffend, doelmatig en transparant werken, hechten we ook veel waarde aan integer werken en handelen. Integriteit heeft alles te maken met normen en waarden en met respect en oog hebben voor de belangen van anderen. Het gaat om vertrouwen. En om een gedeelde basis, waardoor niet elk deelonderwerp elke keer hoeft te worden afgestemd. In de basis stellen we ons altijd, bij wat alles wat we doen, de vraag: ‘Is dit de goede keuze of de goede manier?’
Juist omdat iedereen integer handelen nét even anders invult, hebben we tóch een integriteitscode opgesteld, als richtingwijzer en bedoeld als hulpmiddel in gesprekken over hoe te handelen naar onze waarden. Onze integriteitscode is geen uitputtend reglement en het is geen hoeveelheid aan regels. Het is een denk- en werkkader waar ons handelen in moet passen. We stimuleren alle medewerkers, de directeur-bestuurder, de Raad van Commissarissen én iedereen die optreedt namens Woonpartners zich te houden aan de richtlijnen uit onze integriteitscode. We geven het thema integriteit structureel aandacht tijdens teamoverleg door dilemma’s uit de dagelijkse praktijk en algemene casuïstiek en de mogelijke bijbehorende overwegingen bespreekbaar te maken. Ook hebben we samen voor alle medewerkers van alle Helmondse corporaties interactieve bijeenkomsten georganiseerd rond het thema integriteit en grensoverschrijdend gedrag. Op die manier houden we integer handelen in de dagelijkse praktijk onder de aandacht.
Regeling melding misstand
Ondanks dat we op een eerlijke en integere wijze werken, kunnen we niet altijd voorkomen dat medewerkers met een situatie te maken krijgen, waarin mogelijk sprake is van een (maatschappelijke) misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. Het is niet gemakkelijk om (vermoedens van) misstanden te bespreken of te melden. Toch vinden we het heel belangrijk om van deze situaties te weten, zodat we er iets aan kunnen doen.
Daarom heeft Woonpartners een ‘Regeling melding misstand’. Deze regeling is eind 2023 goedgekeurd door zowel de OR als de RvC en vervangt de klokkenluidersregeling die onderdeel was van onze Integriteitscode. De ‘Regeling melding misstand’ wijst medewerkers de weg bij het melden van een misstand en zorgt ervoor dat medewerkers dit veilig kunnen doen. Deze regeling is bedoeld voor álle medewerkers van Woonpartners, maar kan ook gebruikt worden door leveranciers, opdrachtgevers, (onder)aannemers en partners. De regeling is hier in te zien.
Klachten
We vinden het belangrijk dat huurders de mogelijkheid hebben het bij ons te uiten als zij niet tevreden zijn over onze dienstverlening of de manier waarop ze door iemand van ons bejegend zijn. We kunnen hiervan leren, zodat onze dienstverlening continu afgestemd blijft op de wensen van onze klant. Hoe we omgaan met uitingen van ontevredenheid, hebben we beschreven in onze klachtenprocedure. Via een stappenplan op onze website kunnen huurders die procedure doorlopen.
Ons uitgangspunt is altijd dat wij samen met onze huurders willen zoeken naar oplossingen om de kwaliteit van wonen te vergroten. Als dit ondanks de goede bedoelingen niet lukt, kunnen huurders zich wenden tot de Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is onafhankelijk en behandelt geschillen van meerdere corporaties. De commissie bestaat uit drie personen die geen binding hebben met Woonpartners.
Visitatie
In de Woningwet is vastgelegd dat woningcorporaties één keer per 4 jaar een visitatie laten uitvoeren door een geaccrediteerd onafhankelijk bureau. Visitaties geven een beeld van de maatschappelijke prestaties van corporaties in de lokale context en daarmee aanknopingspunten voor verbetering en samenwerking. Uiteindelijk draagt iedere visitatie daarmee bij aan maatschappelijk leren en aan beter wonen in Nederland.
In 2020 werd Woonpartners gevisiteerd door Ecorys over de periode 2015-2019. Het rapport van Ecorys is gepubliceerd op onze website en is beschikbaar via de website van de SVWN (Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland). In 2024 wordt Woonpartners opnieuw gevisiteerd, dan over de periode 2020-2023. Voor de uitvoering van deze visitatie hebben wij wederom voor Ecorys gekozen. De samenwerking tijdens de vorige visitatie hebben wij als erg prettig ervaren. Buiten dat is het mooi dat deze partij juist vanwege de eerdere visitatie kan beoordelen waar Woonpartners nu staat. Zelf kijken wij terug op een periode waarin zich veranderingen met impact hebben voorgedaan, we zijn benieuwd hoe Ecorys hiernaar kijkt.
2.8 Risicomanagement
Risicomanagement geeft ons zicht op de risico’s waar Woonpartners mee geconfronteerd kan worden. Op die manier kunnen we ons voorbereiden op ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de realisatie van onze ondernemingsstrategie (strategisch risicomanagement) of de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden (operationele risico’s). Waar nodig en mogelijk anticiperen we op deze risico’s door beheersmaatregelen te benoemen, deze om te zetten naar acties. Daarmee vergroten we de haalbaarheid van de organisatiedoelstellingen en laten we de dagelijkse werkzaamheden efficiënter verlopen.
Strategische risico’s
In 2023 hebben we vervolg gegeven aan de beheersing van strategische risico’s die we in 2022 zijn gaan beoordelen met een waarderingssysteem. Zo hebben we het effect van een stijgende rente en inflatie aan de hand van een scenario in beeld gebracht in de begroting. Daarmee krijgen we meer zicht in onze financiële positie en de gevolgen die de ontwikkeling kan hebben voor bijvoorbeeld de opgaves waar wij voor staan. Een ander risico is de betaalbaarheid van huurprijzen. Onderzoek naar de rol die Woonpartners neemt bij het ontstaan van huurachterstanden laat zien dat we veel energie steken in het voorkomen van achterstanden. Als we betalingsproblemen signaleren, zoeken we actief samen met de huurder naar oplossingen. Met meer inzet, zowel financieel als in aantal medewerkers, spelen we in op de toenemende kwetsbaarheid van bewoners en werken we aan het verbeteren van de leefbaarheid, omdat die hierin een rol kan spelen.
Operationele risico’s
Daar waar de strategische risico’s veelal door belangrijke externe factoren worden bepaald, speelt bij de operationele risico’s de organisatie zelf een rol. Operationele risico’s kunnen de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden raken, bijvoorbeeld doordat de kwaliteit van die werkzaamheden niet aan onze wensen voldoet. Het uitvoeren van risicoanalyses en controles helpt ons dit tijdig te signaleren. Omdat onze medewerkers het best op de hoogte zijn van mogelijke risico’s in hun dagelijkse werkzaamheden, hebben wij hun een belangrijke rol gegeven in de risicosessies. Hun inbreng en de inzichten die we daarmee hebben verkregen, bieden mogelijkheden om te verbeteren en de efficiency te vergroten. Ook bij investeringsvoorstellen maken we risicoanalyses die we voorzien van beheersmaatregelen. En besluiten die onze RvC neemt, worden voorzien van een advies van de concerncontroller, die aandacht besteedt aan de mogelijke risico’s.
Fraude
Woonpartners accepteert geen fraude van haar werknemers, huurders of partners. Een van onze medewerkers houdt zich specifiek bezig met het opsporen van en actie ondernemen bij (vermoeden van) ondermijning en woonfraude. Op die manier werken we er onder andere aan om onze woningen beschikbaar te houden voor hetgeen waar ze voor bedoeld zijn, namelijk verhuring aan en bewoning door hen die daar recht op hebben.
Eind 2023 zijn we met managers en directeur-bestuurder gestart met een inventarisatie van mogelijke frauderisico’s in de organisatie. Dit krijgt in 2024 vervolg. We vinden het belangrijk om over dit onderwerp in gesprek te blijven met onze medewerkers. Fraude is nooit uit te sluiten. Bij signalen van fraude ondernemen wij altijd actie. Op basis van de inventarisatie zien wij vooralsnog geen aanleiding om extra maatregelen te nemen om daarmee de mogelijke frauderisico’s te ondervangen.
Informatiebeveiliging en cyber-security
Om onze IT-omgeving veilig te houden, hebben we in 2023 een eerste impuls gegeven aan informatiebeveiliging en cyber-security. Het actieplan dat hieruit voortvloeit, brengen we in 2024 verder tot uitvoering. Op dezelfde manier pakken we het thema privacy op, omdat zorgvuldig omgaan met gegevens van onze huurders van essentieel belang is. In 2023 hebben enkele medewerkers hiertoe al een training gevolgd, in 2024 krijgt dit een vervolg voor alle medewerkers voor wie het van toepassing is. In dit kader zijn we in 2023 geconfronteerd met een datalek: adressen en telefoonnummers van 18 huurders zijn tijdelijk zichtbaar geweest voor andere bewoners binnen één complex. Woonpartners heeft hier adequaat op gehandeld door het lek direct na constatering te dichten en de betrokken bewoners persoonlijk te informeren over de situatie en de oplossing. Het datalek is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Interne beheersing
De interne beheersing zegt iets over de mate waarin Woonpartners ‘de zaken op orde heeft’. Onze accountant toetst de opzet en implementatie van de interne beheersing en de kwaliteit van de jaarrekening. Daarbij heeft de accountant geen zaken aangetroffen die met het oog op risico's directe opvolging vereisen. Wel zijn er enkele aandachtspunten benoemd, welke extra aandacht vragen. Ook de Autoriteit Woningcorporaties (Aw), die integraal risicogericht toezicht houdt op woningcorporaties, beoordeelt ons risicoprofiel als ‘Laag’.
Wij toetsen de interne beheersing onder andere door het uitvoeren van audits. We beoordelen of wij werken volgens onze interne afspraken (beleid en procedures) en of daarin verbetering mogelijk is. Ook voor audits geldt dat verbeterpunten worden benoemd en, waar nodig, opgepakt om daarmee onze interne beheersing verder te verbeteren. Een aantal audits voeren wij zelf uit, een aantal wordt door BDO (advies en accountancy) uitgevoerd. In 2023 zijn er audits afgerond op het onderdeel Planmatig onderhoud, Leefbaarheid en Betaalbaarheid huurders. In deze laatste audit is vooral het incassotraject onderzocht.
Daarnaast voeren wij reguliere controles uit op diverse onderwerpen, zoals Passend toewijzen en Verkopen bestaand bezit, omdat wij hier aan externe regelgeving gebonden zijn. Het niet voldoen aan die regelgeving kan gevolgen hebben. In 2023 waren er geen bevindingen op beide onderdelen, waarmee is vastgesteld dat Woonpartners heeft voldaan aan de wettelijke verplichtingen.
Autoriteit Woningcorporaties en Waarborgfonds Sociale Woningbouw
Dat Woonpartners goede stappen zet, wordt bevestigd door de Aw. Zij gaf ons in 2022 de risico-inschatting laag op alle onderdelen (Risicomanagement, Volkshuisvestelijk belang, Kwaliteit bestuur en Controlfunctie). In 2023 heeft de Aw bij uitzondering, vanwege de ‘deprioritering’ van Woonpartners, geen nieuwe beoordeling uitgevoerd. Daar bestond geen aanleiding voor, vanwege de bevindingen uit 2022. Het oordeel van 2022 blijft daarmee gehandhaafd. Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), de organisatie die garant staat voor onze leningen, ziet ons als een organisatie met een laag tot gemiddeld risicoprofiel. Wij hebben een goede financiële positie die ons in staat stelt om onze opgave, het bouwen en renoveren van woningen, uit te voeren.